Архивное дело и делопроизводство

Архивное дело как отрасль государственной деятельности по созданию и комплектованию архивов, организации накопления, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда Республики Беларусь (далее – НАФ), охватывает научные, правовые, политические, практические вопросы.

В государственных архивах Республики Беларусь хранится основная часть документов НАФ, созданных в процессе экономической, общественно-политической, социально-культурной деятельности государства на всех этапах его развития.

Документы НАФ представляют собой достояние национальной и мировой культуры и освещают историю страны с XIV в. и до наших дней.

Наиболее древними из них являются подлинные пергаментные грамоты XIV – XVII вв., а также актовые книги судебных учреждений XV – XVIII вв. Среди этих документов – «Подтвердительный привилей князей Федора и Константина Корьятовичей пану Гринько на город Соколец. За верную службу» от 20 июня 1391 г., актовая книга Дрогичинского земского суда (1431-1444 гг.), универсал Богдана Хмельницкого от 7 мая 1656 г. купцам г. Слуцка на право свободно торговать на территории Украины и другие.

В архивах страны широко представлены документы по социально-экономической истории Беларуси XVI – XIX вв., характеризующие феодально-крепостнические отношения, развитие капитализма.

Среди документов НАФ – источники по истории крестьянского восстания в Кричевском старостве в 1743-1744 гг. под руководством Василия Ващилы, Ивана Карпача и др., восстания 1794 г. во главе с Тадеушем Костюшко, восстаний 1830-1831 гг. и 1863-1864 гг., крестьянского и рабочего движения в XIX – начале XX вв.

К числу редких документов относятся материалы по истории войн: Северной войны 1700-1721 гг., войны 1812 г., русско-турецкой войны 1877-1878 гг., русско-японской войны 1904-1905 гг., Первой мировой войны 1914-1918 гг.

Документы НАФ хранят многочисленные свидетельства подвига, совершенного белорусским народом в годы Великой Отечественной войны. Это документы о деятельности подпольных органов и организаций, штабов партизанских соединений, бригад, полков, отрядов, коллекции листовок, плакатов, комплекты газет за 1941-1944 гг., материалы Чрезвычайной государственной комиссии по установлению и расследованию злодеяний немецко-фашистских захватчиков и их сообщников в Беларуси и др.

Крупный комплекс архивных документов освещает состояние и развитие промышленности, сельского хозяйства, науки, культуры, здравоохранения, образования, физической культуры и спорта в Беларуси.

Важное место среди документов НАФ занимают документы центральных органов государственного управления, отражающие экономическую и социальную политику государства.

Делопроизводство – деятельность по обеспечению документирования и организации работы с документами.

Отношения, связанные с деятельностью государственных органов, иных организаций, а также граждан Республики Беларусь, иностранных граждан и лиц без гражданства, постоянно проживающих на территории Республики Беларусь, в том числе индивидуальных предпринимателей, по организации накопления, хранения, учета и использования документов НАФ, а равно и отношения, связанные с созданием и деятельностью архивов, и отношения в сфере управления архивным делом и делопроизводством, регулируются Законом Республики Беларусь от 25 ноября 2011 г. «Об архивном деле и делопроизводстве в Республики Беларусь».

Осуществление специальных (исполнительных, контрольных, регулирующих и других) функций в сфере архивного дела и делопроизводства в Республике Беларусь возложено на Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь (далее – Департамент).

В систему государственных архивных учреждений Республики Беларусь входят

шесть республиканских государственных архивов:

• Национальный архив Республики Беларусь,
• Национальный исторический архив Беларуси,
• Национальный исторический архив Беларуси в г. Гродно,
• Белорусский государственный архив кинофотофонодокументов,
• Белорусский государственный архив-музей литературы и искусства,
• Белорусский государственный архив научно-технической документации;

два научно-исследовательских института:

• Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела,
• Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации;

две лаборатории:

• Центральная лаборатория микрофильмирования и реставрации документов Национального архивного фонда Республики Беларусь,
• Республиканская техническая лаборатория микрофильмирования страхового фонда документации;

отраслевое периодическое издание –
научно-практический иллюстрированный журнал «Архивы и делопроизводство»;

девять областных и шестнадцать зональных государственных архивов:

• Государственный архив Брестской области,
• Зональный государственный архив в г. Барановичи,
• Зональный государственный архив в г. Кобрине,
• Зональный государственный архив в г. Пинске,
• Государственный архив Витебской области,
• Зональный государственный архив в г. Глубокое,
• Зональный государственный архив в г. Орше,
• Зональный государственный архив в г. Полоцке,
• Государственный архив Гомельской области,
• Государственный архив общественных объединений Гомельской области,
• Зональный государственный архив в г. Жлобине,
• Зональный государственный архив в г. Мозыре,
• Зональный государственный архив в г. Речице,
• Государственный архив Гродненской области,
• Государственный архив общественных объединений Гродненской области,
• Зональный государственный архив в г. Лиде,
• Зональный государственный архив в г. Новогрудке,
• Государственный архив Минской области,
• Зональный государственный архив в г. Борисове,
• Зональный государственный архив в г. Молодечно,
• Зональный государственный архив в г. Слуцке,
• Государственный архив Могилевской области,
• Государственный архив общественных объединений Могилевской области,
• Зональный государственный архив в г. Бобруйске,
• Зональный государственный архив в г. Кричеве.

Основными направлениями деятельности государственных архивных учреждений Республики Беларусь являются:

• формирование Национального архивного фонда Республики Беларусь (далее – НАФ) и комплектование государственных архивов;
• обеспечение сохранности архивных документов и их учет;
• развитие научно-справочного аппарата;
• использование архивных документов.

В сфере формирования НАФ осуществляется ведение списка № 1 организаций источников комплектования государственных архивов. Этот процесс предполагает работу по контролю за соблюдением установленных сроков передачи управленческой, научно-технической документации, кино фото-, фоно-, видеодокументов из организаций на постоянное хранение в государственные архивы. Дополнительно ведется список № 2 организаций, не являющихся источниками комплектования государственных архивов. В рамках взаимодействия проводится уточнение списков № 1 и № 2, внесение в них изменений и дополнений, а также принятие мер, направленных на выявление новых организаций – источников комплектования.

При комплектовании государственных архивов документами, относящимися к культурному наследию Беларуси, а также документами иностранного происхождения по истории Беларуси, находящимися за рубежом, осуществляется выявление их в архивах, библиотеках и музеях ближнего и дальнего зарубежья. В рамках этого ведется база данных документов по истории Беларуси, хранящихся в зарубежных архивах, библиотеках, музеях («Архивная Беларусика»).

В обеспечении сохранности документов центральный вопрос определен как поддержание безопасности зданий государственных архивов и хранящихся в них документов НАФ. Для этого целенаправленно выполняется комплекс взаимосвязанных мероприятий по созданию и соблюдению оптимальных условий и соответствующей организации хранения документов.

Эти условия обеспечиваются: строительством, реконструкцией и ремонтом зданий; оборудованием рабочих помещений и хранилищ средствами пожаротушения, охраны и сигнализации; применением технических средств для создания оптимальных температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического и охранного режимов в зданиях и помещениях архивов; применением специальных средств хранения и перемещения документов.

Создание и развитие системы научно-справочного аппарата (далее – НСА) к архивным документам – одна из наиболее важных форм деятельности архивных учреждений. В числе насущных проблем – перевод НСА, и прежде всего описей дел, в электронный вид.

В рамках использования документов осуществляется:

• информационное обеспечение пользователей (исполнение тематических, биографических, генеалогических запросов, а также запросов социально-правового характера);
• предоставление документов для исследований в читальных залах;
• реализация выставочных и публикационных проектов.

Увеличение количества запросов в архивы и числа пользователей обращающихся в читальные залы, ставит вопрос создания устойчивой системы удаленного доступа к архивным документам. Центральным направлением в этой сфере является информационное наполнение Системы открытого доступа к документам Национального архивного фонда Республики Беларусь (далее – СОДД НАФ), которая призвана обеспечить представление информации на четырех поисковых уровнях: уровень архивного фонда; уровень описи; уровень дела; уровень документа.

С внедрением в практику работы государственных архивов информационных технологий связано создание цифровых копий архивных документов и сужение сферы использования в читальных залах оригиналов архивных документов пользователями.

Департамент и государственные архивы являются ответственными за осуществление следующих административных процедур:

• выдача заключений (разрешительных документов) на вывоз оригиналов документов НАФ через государственную границу Республики Беларусь;
• выдача архивной справки (архивной копии, архивной выписки, информационного письма) по запросам социально-правового характера;
• проставление апостиля на документах, исходящих из государственных архивов.