Архивы и делопроизводство

По заказам пользователей в зависимости от технических возможностей архивов и физического состояния документов изготавливаются копии на бумажных и электронных носителях.

Копирование архивных документов осуществляется по разрешению руководства архива на основании письменного заказа пользователя. При оформлении заказа обязательно указываются поисковые данные документов.

Копирование документов негосударственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь осуществляется на условиях, установленных договором хранения.

Копирование документов, составляющих объект авторского права, осуществляется с обязательным соблюдением законодательства Республики Беларусь об авторском праве и смежных правах.

Объем, сроки и виды изготавливаемых копий устанавливаются руководителями архивов с учетом технических возможностей и физического состояния документов.

Копирование фондов, коллекций в полном объеме производится в исключительных случаях только с согласия республиканского органа государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства.

Не принимаются заказы на копирование документов, при исполнении которых может быть причинен вред их физическому состоянию, а также документов, имеющих плохое физическое состояние.

Вопрос о копировании уникальных, особо ценных документов, а также документов из дел, требующих расшивки или реставрации, решается в каждом конкретном случае руководителем архива.

Копирование неопубликованных описей, каталогов, картотек, а также баз и банков данных и других архивных справочников в полном объеме по заказам пользователей не производится. Допустимые объемы копирования согласовываются в каждом конкретном случае с руководителем архива.

В исключительных случаях при отсутствии технических возможностей у архивов допускается копирование документов техническими средствами пользователей.

Копирование техническими средствами пользователей, в том числе сканерами, фотоаппаратами, видеокамерами, производится только с разрешения руководителей архивов в их помещениях и под контролем работников читальных залов.

При необходимости пользователи по согласованию с руководителями архивов могут самостоятельно копировать в помещении архивов и под контролем их работников изобразительные и графические материалы, карты, планы и чертежи или приглашать для этой работы специалистов (чертежников, художников) с соблюдением правил обеспечения сохранности документов.

Копии документов выдаются пользователям или их представителям под роспись, а также пересылаются по указанным адресам. Негативы фотокопий, микрофильмов пользователям не выдаются. В исключительных случаях с разрешения руководителей архивов они могут быть выданы во временное пользование учреждениям, занимающимся реставрационными работами и оформлением музейных экспозиций.

При доступе к архивным документам иностранные граждане и лица без гражданства, временно проживающие либо временно пребывающие на территории Республики Беларусь на законных основаниях, пользуются правами и исполняют обязанности наравне с гражданами Республики Беларусь, если иное не предусмотрено Конституцией Республики Беларусь, иными актами законодательства, а также международными договорами Республики Беларусь.

Доступ к архивным документам ограничивается, если есть основания считать, что это:

  • повлечет разглашение государственных секретов, коммерческой и иной охраняемой законом тайны;

  • может нанести вред сохранности архивных документов (в этом случае вместо оригинала выдается копия архивного документа);

  • нарушает права и законные интересы граждан;

  • повлечет иное нарушение законодательства.

Ограничение доступа к архивным документам, содержащим сведения, относящиеся к личной тайне граждан, устанавливается на срок 75 лет со дня создания таких документов. С согласия гражданина, а после его смерти с согласия его наследников, оформленного в установленном порядке, ограничение доступа к таким документам может быть отменено ранее чем через 75 лет со дня создания этих документов. Порядок доступа к документам, содержащим сведения, относящиеся к личной тайне граждан, устанавливается республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства.

Об ограничении доступа к архивным документам сообщается гражданам не позднее чем в семидневный срок со дня получения запроса.

Решение об ограничении доступа к архивным документам может быть обжаловано гражданином либо организацией в порядке, установленном законодательством.

Пользователи имеют право доступа к архивным документам для получения и использования содержащейся в них информации. Опубликование, оглашение и иное использование архивных документов, если доступ к ним не ограничен законодательством или их собственником, осуществляются с указанием ссылки на место хранения документов.

Порядок пользования архивными документами, хранящимися в государственных архивах, территориальных (городских или районных) архивах, устанавливается республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства, а архивными документами, хранящимися в архивах государственных органов, иных организаций, - их руководителями в соответствии с законодательством.

Доступ к документам негосударственной части Национального архивного фонда, находящимся в собственности граждан, осуществляется в порядке, установленном собственником этих документов в соответствии с законодательством.

Порядок пользования документами Национального архивного фонда, переданными негосударственными организациями и гражданами в государственные архивы, территориальные (городские или районные) архивы, устанавливается договором хранения, предусмотренным частью второй статьи 18 Закона Республики Беларусь 25 ноября 2011 г. № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» (далее – Закон).

Порядок пользования архивными документами, содержащими государственные секреты, коммерческую и иную охраняемую законом тайну, особо ценными и уникальными документами, а также документами, физическое состояние которых является неудовлетворительным, устанавливается Законом и иными законодательными актами.

Доступ к документам Национального архивного фонда, на которые распространяется действие законодательства об авторском праве и смежных правах, и их использование осуществляются в соответствии с требованиями законодательства об авторском праве и смежных правах.

Пользователи допускаются в читальные залы на основании личных заявлений. Пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планом научно-исследовательских работ научных учреждений, учреждений образования и иных учреждений или выполняющие служебное задание, предоставляют письма направивших их организаций.

В заявлениях или письмах указываются фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется) пользователей, должность, ученое звание, ученая степень, тема, цель и хронологические рамки исследования.

Разрешение на работу в читальном зале дается руководителем архива на необходимый пользователю срок, но не более 1 года. При необходимости продления срока вопрос согласовывается с руководителем архива. В случае изменения темы исследования пользователем представляется новое заявление или письмо.

Пользователи знакомятся с Инструкцией о порядке пользования архивными документами в читальных залах государственных архивов Республики Беларусь и заполняют анкету по форме согласно приложению к Инструкции.

Оформление пропусков в читальные залы осуществляется при предъявлении пользователями документов, удостоверяющих их личность.

наверх