Унесены змяненні ў Інструкцыю па справаводству ў дзяржаўных органах, іншых арганізацыях

8 лютага 2024 год на Нацыянальным прававым Інтэрнэт-партале Pravo.by апублікавана пастанова Міністэрства юстыцыі Рэспублікі Беларусь ад 10 студзеня 2024 г. № 2 «Аб змене пастановы Міністэрства юстыцыі Рэспублікі Беларусь ад 19 студзеня 2009 г. № 4». Указанай пастановай Інструкцыя па справаводству ў дзяржаўных органах, іншых арганізацыях, зацверджаная пастановай Міністэрства юстыцыі Рэспублікі Беларусь ад 19 студзеня 2009 г. № 4, выкладзена ў новай рэдакцыі.

У новай рэдакцыі Інструкцыі скарэкціравана сфера і парадак яе прымянення, замацаваны адназначныя патрабаванні да відавога складу выдаваных у розных арганізацыях распарадчых дакументаў, удакладнены патрабаванні да бланкаў і электронных шаблонаў дакументаў, пашыраны магчымасці выкарыстання двухбаковага друку пры вырабе дакументаў на папяровым носьбіце, скарэкціраваны і ўдакладнены шэраг іншых палажэнняў.

Найбольш значныя змены ў Інструкцыі зведалі патрабаванні да працы з дакументамі ў электронным выглядзе, у прыватнасці, зняты абмежаванні на выкарыстанне фарматаў файлаў, у якіх могуць стварацца такія дакументы. Разам з тым, у мэтах забеспячэння доўгачасовага, у тым ліку пастаяннага, захоўвання каштоўных дакументаў у Інструкцыі ўстаноўлена, што ўнутраныя дакументы арганізацый у электронным выглядзе (файлы агульнай часткі электронных дакументаў), у тым ліку электронныя копіі і электронныя адлюстраванні дакументаў на папяровым носьбіце, пастаяннага і часовага (звыш 10 гадоў) захоўвання або з адзнакай "ЭПК", а таксама дакументы, якія накіроўваюцца ў іншыя арганізацыі, павінны быць прадстаўлены ў фармаце Portable Document Format (PDF/A1 або PDF/A2).

Замацаваны дакладныя патрабаванні, якія даюць магчымасць ажыццяўляць захоўванне дакументаў у электронным выглядзе пастаяннага і часовага (звыш 10 гадоў) захоўвання без папяровых аналагаў. Зняты абмежаванні на захоўванне без папяровых аналагаў дакументаў у электронным выглядзе, у тым ліку электронных дакументаў, з тэрмінам захоўвання да 10 гадоў (акрамя дакументаў з адзнакай "ЭПК").

У Інструкцыі скарочана колькасць дадаткаў (выключаны формы рэгістрацыйна-кантрольнай карткі, журналаў рэгістрацыі дакументаў), шэраг форм у дадатках скарэкціраваны.

Нормы новай рэдакцыі Інструкцыі выкладзены ў адпаведнасці з патрабаваннямі нарматворчай тэхнікі (выключаны прыклады, моўныя канструкцыі з выкарыстаннем слоў "як правіла" "і інш.", і "т.п.", і "г.д.").

Для таго каб арганізацыі мелі магчымасць вывучыць нормы новай рэдакцыі Інструкцыі і прывесці свае лакальныя прававыя акты ў адпаведнасць з яе патрабаваннямі, у пастанове ўстаноўлен адкладзены тэрмін уступлення яе ў сілу - 1 ліпеня 2024 г. Адначасова Дэпартаментам па архівах і справаводству спланавана работа па правядзенні рэспубліканскага семінара, а таксама семінараў на базе Беларускага навукова-даследчага інстытута дакуметазнаўства і архіўнай справы.