Архіўная справа і справаводства

Архіўная справа як галіна дзяржаўнай дзейнасці па стварэнню і камплектаванню архіваў, арганізацыі назапашвання, захоўвання, уліку і выкарыстання дакументаў Нацыянальнага архіўнага фонду Рэспублікі Беларусь (далей – НАФ), ахоплівае навуковыя, прававыя, палітычныя, практычныя пытанні.

У дзяржаўных архівах Рэспублікі Беларусь захоўваецца асноўная частка дакументаў НАФ, створаных у працэсе эканамiчнай, грамадска-палітычнай, сацыяльна-культурнай дзейнасці дзяржавы на ўсіх этапах яе развіцця.

Дакументы НАФ уяўляюць сабой здабытак нацыянальнай і сусветнай культуры і асвятляюць гісторыю краіны з XIV ст. і да нашых дзён.

Найбольш старажытнымі з іх з’яўляюцца сапраўдныя пергаментныя граматы XIV–XVII стст., а таксама актавыя кнігі судовых устаноў XV–XVIII стст. Сярод гэтых дакументаў – “Пацвярджальны прывілей князёў Фёдара і Канстанціна Кар’ятавічаў пану Грынько на горад Сакалец за верную службу” ад 20 чэрвеня 1391 г., актавая кніга Драгічынскага земскага суда (1431–1444 гг.), Універсал Багдана Хмяльніцкага ад 7 мая 1656 г. купцам г. Слуцка на права свабодна гандляваць на тэрыторыі Украіны і іншыя.

У архівах краіны шырока прадстаўлены дакументы па сацыяльна-эканамічнай гісторыі Беларусі XVI–XIX стст., якія характарызуюць феадальна-прыгонніцкія адносіны, развіццё капіталізму.

Сярод дакументаў НАФ – крыніцы па гісторыі сялянскага паўстання ў Крычаўскім старостве ў 1743–1744 гг. пад кіраўніцтвам Васіля Вашчылы, Івана Карпача і інш., паўстання 1794 г. на чале з Тадэвушам Касцюшкам, паўстанняў 1830–1831 гг. і 1863–1864 гг., сялянскага і рабочага руху ў XIX–пачатку XX стст. К ліку рэдкіх дакументаў адносяцца матэрыялы па гісторыі войн: Паўночнай вайны 1700–1721 гг., вайны 1812 г., руска-турэцкай вайны 1877–1878 гг., руска-японскай вайны 1904–1905 гг., Першай сусветнай вайны 1914–1918 гг.

Дакументы НАФ захоўваюць шматлікія сведчанні подзвігу, здзейсненага беларускім народам у гады Вялікай Айчыннай вайны. Гэта дакументы аб дзейнасці падпольных органаў і арганізацый, штабоў партызанскіх злучэнняў, брыгад, палкоў, атрадаў, калекцыі лістовак, плакатаў, камплекты газет за 1941–1944 гг., матэрыялы Надзвычайнай дзяржаўнай камісіі па ўстанаўленню і расследаванню злачынстваў нямецка-фашысцкіх захопнікаў і іх саўдзельнікаў у Беларусі і інш.

Буйны комплекс архіўных дакументаў асвятляе стан і развіццё прамысловасці, сельскай гаспадаркі, навукі, культуры, аховы здароўя, адукацыі, фізічнай культуры і спорту ў Беларусі.

Важнае месца сярод матэрыялаў НАФ займаюць дакументы цэнтральных органаў дзяржаўнага кіравання, якія адлюстроўваюць эканамічную і сацыяльную палітыку дзяржавы.

Справаводства – дзейнасць па забеспячэнню дакументавання і арганізацыі працы з дакументамі.

Адносіны, звязаныя з дзейнасцю дзяржаўных органаў, іншых арганізацый, а таксама грамадзян Рэспублікі Беларусь, замежных грамадзян і асоб без грамадзянства, якія пастаянна пражываюць на тэрыторыі Рэспублікі Беларусь, у тым ліку індывідуальных прадпрымальнікаў, па арганізацыі назапашвання, захоўвання, уліку і выкарыстання дакументаў НАФ, а роўна і адносіны, звязаныя са стварэннем і дзейнасцю архіваў, і адносіны ў сферы кіравання архіўнай справай і справаводствам, рэгулююцца Законам Рэспублікі Беларусь ад 25 лістапада 2011 г. “Аб архіўнай справе і справаводстве ў Рэспубліцы Беларусь”.

Ажыццяўленне спецыяльных (выканаўчых, кантрольных, рэгулюючых і іншых) функцый у сферы архіўнай справы і справаводства ў Рэспубліцы Беларусь ускладзена на Дэпартамент па архівах і справаводству Міністэрства юстыцыі Рэспублікі Беларусь (далей – Дэпартамент).

У сістэму дзяржаўных архіўных устаноў Рэспублікі Беларусь уваходзяць

  • шэсць рэспубліканскіх дзяржаўных архіваў:

    • Нацыянальны архіў Рэспублікі Беларусь,

    • Нацыянальны гістарычны архіў Беларусі,

    • Нацыянальны гістарычны архіў Беларусі ў г. Гродна,

    • Беларускі дзяржаўны архіў кінафотафонадакументаў,

    • Беларускі дзяржаўны архіў-музей літаратуры і мастацтва,

    • Беларускі дзяржаўны архіў навукова-тэхнічнай дакументацыі;

  • два навукова-даследчых інстытута:

    • Беларускі навукова-даследчы інстытут дакументазнаўства і архіўнай справы,

    • Беларускі навукова-даследчы цэнтр электроннай дакументацыі;

  • дзве лабараторыі:

    • Цэнтральная лабараторыя мікрафільмавання і рэстаўрацыі дакументаў Нацыянальнага архіўнага фонду Рэспублікі Беларусь,

    • Рэспубліканская тэхнічная лабараторыя мікрафільмавання страхавога фонду дакументацыі;

  • галіновае перыядычнае выданне –

    • навукова-практычны ілюстрыраваны часопіс “Архівы і справаводства”;

  • дзевяць абласных і шаснаццаць занальных дзяржаўных архіваў:

    • Дзяржаўны архіў Брэсцкай вобласці,

    • Занальны дзяржаўны архіў у г. Баранавічы,

    • Занальны дзяржаўны архіў у г. Кобрыне,

    • Занальны дзяржаўны архіў у г. Пінску,

    • Дзяржаўны архіў Віцебскай вобласці,

    • Занальны дзяржаўны архіў у г. Глубокае,

    • Занальны дзяржаўны архіў у г. Оршы,

    • Занальны дзяржаўны архіў у г. Полацку,

    • Дзяржаўны архіў Гомельскай вобласці,

    • Дзяржаўны архіў грамадскіх аб’яднанняў Гомельскай вобласці,

    • Занальны дзяржаўны архіў у г. Жлобіне,

    • Занальны дзяржаўны архіў у г. Мазыры,

    • Занальны дзяржаўны архіў у г. Рэчыцы,

    • Дзяржаўны архіў Гродненскай вобласці,

    • Дзяржаўны архіў грамадскіх аб’яднанняў Гродненскай вобласці,

    • Занальны дзяржаўны архіў у г. Лідзе,

    • Занальны дзяржаўны архіў у г. Навагрудку,

    • Дзяржаўны архіў Мінскай вобласці,

    • Занальны дзяржаўны архіў у г. Барысаве,

    • Занальны дзяржаўны архіў у г. Маладзечна,

    • Занальны дзяржаўны архіў у г. Слуцку,

    • Дзяржаўны архіў Магілёўскай вобласці,

    • Дзяржаўны архіў грамадскіх аб’яднанняў Магілёўскай вобласці,

    • Занальны дзяржаўны архіў у г. Бабруйску,

    • Занальны дзяржаўны архіў у г. Крычаве.

  • Асноўнымі напрамкамі дзейнасці дзяржаўных архіўных устаноў Рэспублікі Беларусь з’яўляюцца:

    • фарміраванне НАФ і камплектаванне дзяржаўных архіваў;

    • забеспячэнне захаванасці архіўных дакументаў і іх ўлік;

    • развіццё навукова-даведачнага апарата;

    • выкарыстанне архіўных дакументаў.

У сферы фарміравання НАФ ажыццяўляецца вядзенне спісу № 1 арганізацый – крыніц камплектавання дзяржаўных архіваў. Гэты працэс прадугледжвае работу па кантролю за выкананнем устаноўленых тэрмінаў перадачы кіраўнічай, навукова-тэхнічнай дакументацыі, кіна-, фота-, фона-, відэадакументаў з арганізацый на пастаяннае захоўванне ў дзяржаўныя архівы. Дадаткова вядзецца спіс № 2 арганізацый, якія не з’яўляюцца крыніцамі камплектавання дзяржаўных архіваў. У рамках узаемадзеяння праводзіцца ўдакладненне спісаў № 1 і № 2, ўнясенне ў іх змяненняў і дапаўненняў, а таксама прыняцце мер, накіраваных на выяўленне новых арганізацый – крыніц камплектавання.

Пры камплектаванні дзяржаўных архіваў дакументамі, якія адносяцца да культурнай спадчыны Беларусі, а таксама дакументамі замежнага паходжання па гісторыі Беларусі, якія знаходзяцца за мяжой, ажыццяўляецца выяўленне іх у архівах, бібліятэках і музеях блізкага і далёкага замежжа. У рамках гэтага вядзецца база дадзеных дакументаў па гісторыі Беларусі, якія захоўваюцца ў замежных архівах, бібліятэках, музеях («Архіўная беларусіка»).

У забеспячэнні захаванасці дакументаў цэнтральнае месца надаецца пытанню падтрымання бяспекі будынкаў дзяржаўных архіваў і дакументаў НАФ, якія ў іх захоўваюцца. Для гэтага мэтанакіравана выконваецца комплекс узаемазвязаных мерапрыемстваў па стварэнні і захаванні аптымальных умоў і адпаведнай арганізацыі захоўвання дакументаў.

Гэтыя ўмовы забяспечваюцца: будаўніцтвам, рэканструкцыяй і рамонтам будынкаў; абсталяваннем працоўных памяшканняў і сховішчаў сродкамі пажаратушэння, аховы і сігналізацыі; прымяненнем тэхнічных сродкаў для стварэння аптымальных тэмпературна-вільготнаснага, светлавога, санітарна-гігіенічнага і ахоўнага рэжымаў у будынках і памяшканнях архіваў; ужываннем адмысловых сродкаў захоўвання і перамяшчэння дакументаў.

Стварэнне і развіццё сістэмы навукова-даведачнага апарата (далей – НДА) да архіўных дакументах – адна з найбольш важных формаў дзейнасці архіўных устаноў. У ліку надзённых праблем – перавод НДА, і перш за ўсё вопісаў спраў, у электронны выгляд.

У рамках выкарыстання дакументаў ажыццяўляецца:

  • інфармацыйнае забеспячэнне карыстальнікаў (выкананне тэматычных, біяграфічных, генеалагічных запытаў, а таксама запытаў сацыяльна-прававога характару);

  • прадастаўленне дакументаў для даследаванняў у чытальных залах;

  • рэалізацыя выставачных і публікацыйную праектаў.

Павелічэнне колькасці запытаў у архівы і колькасці карыстальнікаў, якія звяртаюцца ў чытальныя залы, ставіць пытанне стварэння ўстойлівай сістэмы аддаленага доступу да архіўных дакументах. Цэнтральным напрамкам у гэтай сферы з’яўляецца інфармацыйнае напаўненне Сістэмы адкрытага доступу да дакументаў Нацыянальнага архіўнага фонду Рэспублікі Беларусь (далей – САДД НАФ), якая заклікана забяспечыць прадстаўленне інфармацыі на чатырох пошукавых узроўнях: узровень архіўнага фонду, узровень вопісу, узровень справы, узровень дакумента.

З укараненнем у практыку работы дзяржаўных архіваў інфармацыйных тэхналогій звязана стварэнне лічбавых копій архіўных дакументаў і звужэнне сферы выкарыстання ў чытальных залах арыгіналаў архіўных дакументаў карыстальнікамі.

Дэпартамент і дзяржаўныя архівы з’яўляюцца адказнымі за ажыццяўленне наступных адміністрацыйных працэдур:

  • выдача заключэнняў (дазваленчых дакументаў) на вываз арыгіналаў дакументаў НАФ праз дзяржаўную мяжу Рэспублікі Беларусь;

  • выдача архіўнай даведкі (архіўнай копіі, архіўнай выпіскі, інфармацыйнага ліста) па запытах сацыяльна-прававога характару;

  • прастаўленне апастылю на дакументах, выдадзеных дзяржаўнымі архівамі.

уверх