Канцелярия

Общие сведения

Структурным подразделением Главного управления финансово-экономической работы, материально-технического обеспечения и документооборота Министерства юстиции Республики Беларусь, непосредственно осуществляющим работу по организации службы документационного обеспечения управления является канцелярия.

Основные задачи

• оперативное документационное обеспечение деятельности Министерства, установление единого порядка документирования, организации работы с документами;

• разработка и внедрение нормативных документов по оптимизации документооборота и совершенствованию системы делопроизводства в центральном аппарате Министерства, организациях системы Министерства;

• осуществление контроля за своевременным исполнением структурными подразделениями центрального аппарата Министерства и организациями системы Министерства законодательных актов, указов, постановлений, распоряжений и поручений вышестоящих органов государственного управления, решений коллегий Министерства, приказов и указаний Министра;

• подготовка справочных и аналитических материалов по документообороту в Министерстве.

Основные функции

• организация и оптимизация документооборота в центральном аппарате Министерства, регистрация и учет документов, их оперативный поиск, подготовка документов к докладу руководству Министерства, осуществление работы по исполнению поручений руководства Министерства и передачи документов на рассмотрение в структурные подразделения;

• организационно-методическое руководство работой по ведению делопроизводства в структурных подразделениях Министерства;

• осуществление контроля за правильностью оформления документов в центральном аппарате Министерства;

• рассылка в установленном порядке нормативных правовых актов, издаваемых в Министерстве, и других исходящих документов;

• регулирование хода исполнения документов, контроль их прохождения и исполнения в установленные сроки, обобщение сведений о результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства Министерства по данным вопросам;

• сбор, изучение и подготовка информации, аналитических справок по работе с документами в центральном аппарате Министерства.